CRM для клиники и сайт: каждая заявка с источником, услугой и статусом

CRM для клиники: что происходит с заявкой после формы

Сайт клиники собирает заявки, но запись происходит позже – когда администратор перезвонил и договорился с пациентом о времени. Между этими моментами заявку легко потерять: она лежит в почте, на нее отвечают с опозданием, или потом никто не может сказать, пришел ли человек на прием. CRM для клиники закрывает этот промежуток. В ней у каждого обращения есть ответственный, статус и источник.

Мы делаем сайты и рекламу, а CRM выбирает и ведет заведение. Наша задача – чтобы заявка с сайта попала в эту систему полной, с источником, и чтобы данные оттуда можно было использовать в отчетах.

Учет заявок клиники: с чего начать

Сначала описываем, как обращения приходят сейчас. Форма записи, форма обратного звонка, звонки с сайта и карт, сообщения из Instagram, запросы от компаний. Для каждого канала выясняем, кто его принимает и где фиксирует. Часто уже на этом шаге видно, что часть обращений не учитывается совсем.

Дальше решаем, куда должна идти каждая заявка. Вариантов три: CRM, модуль обращений в МИС или уведомление администратору. Для небольшой клиники третьего варианта может хватать. Для медицинского центра с несколькими администраторами и филиалами без системы учета тяжело.

Какие данные передает сайт

• контакт пациента и согласие на обработку данных;
• услуга и врач из прайс-справочника и карточек врачей;
• филиал, если их несколько;
• желаемое время приема;
• источник: реклама, поиск, карты, конкретная страница.

Услуги и врачи в форме берутся из тех же справочников, что и на страницах сайта. Поэтому в CRM у них одинаковые названия, и отчеты не рассыпаются на варианты написания.

CRM для медицинского центра и МИС

У медицинского центра часто уже есть МИС с расписанием врачей. Тогда возникает вопрос, нужна ли отдельная CRM. Если МИС позволяет вести обращения до визита, заявки с сайта можно передавать туда. Если нет, CRM ведет заявку до записи, а МИС – все, что происходит после. Возможности обмена с МИС и с CRM оцениваем отдельным этапом, чтобы до начала работ было понятно, что именно подключаем.

Статусы и отчеты для владельца

Количество заявок мало что говорит о рекламе. Важно, сколько из них стали записями и визитами. Когда администраторы ведут статусы в CRM, мы можем показать в ежемесячном отчете полный путь: канал, заявки, записи, визиты. На этой основе решаем, какие кампании усилить, какие услуги продвигать в SEO и где переписать страницу, потому что люди с нее редко записываются. Для этого достаточно нескольких статусов, которые администраторы действительно ставят каждый день.

Безопасность и доступы

В CRM попадают персональные данные пациентов, поэтому доступ к ней имеют только те, кому его предоставила клиника. На сайте формы содержат согласие на обработку данных, работает HTTPS. Заведение – владелец персональных данных, мы – распорядитель по договору.

Порядок работы

Короткий разговор о ваших каналах и системе, оценка подключения, согласование спецификации, настройка и тестовые заявки перед запуском рекламы. Если вы еще выбираете CRM для клиники, поможем составить перечень требований со стороны сайта и рекламы. Оставьте заявку, и мы бесплатно оценим, как связать ваш сайт с системой учета.